Kategori: Event

Konsten att tänka långsiktigt

Tema eller koncept?Copyright Thempthander

Att ge sitt event ett tema är en god idé för att skapa helhet och ge alla, från menyplanerare till talare och gäster, någonting att hålla sig till. Men vad är egentligen skillnaden mellan tema och koncept?

Ett tema är eventets utanpåverk: vitt, NY, cowboy eller kanske 70-tal. Ibland är det påhittat utan att man tagit hänsyn till företagets värderingar, då kan det bli lite av en ”lösnäsa”. Konceptet är byggt på företagets strategier: vision, mission och värderingar. Konceptet ska hålla över tid och fungera i all slags kommunikation. Självklart ska det kännas att det är ni och inte er värsta konkurrent som anordnar eventet och tror du inte på koncept, kan du hoppa över nästa stycke.

CORPORATE COMMUNICATION.

Kommunikation kommer av latinets ”communicatio” som betyder ”ömsesidigt utbyte” eller ”överföring av information”. Corporate Communication är alltså när företag försöker göra budskap, tankar och värderingar gemensamma, exempelvis för alla anställda. För ett företag är kommunikation nödvändigt. Men när ska man kommunicera vad? Sätter man sig ner och tittar på hur året ser ut, ser man ofta att det finns återkommande tillfällen med särskilda kommunikationsbehov. Det kan vara kvartalsrapporter som kräver presentation, uppstartsmöten efter sommaren, rapporter från kontor utomlands, jul… Ett bra sätt att lyckas med sin kommunikation är att mötas. Men det finns fler sätt än så.

Gör en kommunikationsplan.

Dela upp den i en strategisk och en operativ del.

Följ din kommunikationsplan.

Fundera över hur du ska kommunicera vid respektive tillfälle. Vad ska sägas live? Vad kan kommuniceras via veckobrev? Intranet? Webbkonferens? Och vad bör tas på ett världsomspännande event?

Gör en strategisk mötesinventering.

Lägg upp en plan för när kommunikationen bör ske.

Konsekvens ger trygghet.

Sammankallar man till ett icke planerat möte, kan man däremot utgå ifrån att det blir oro i ledet.

KOMMUNIKATIVT LEDARSKAP.

Förr var chefens huvuduppgift att informera. Idag vet de flesta chefer att de har ett kommunikativt ansvar. För att bli en bra kommunikatör, inte minst internt, måste man sålla bland den information man själv sitter inne med. Vad är viktigast att få ut? Till vem? Och i vilken kanal? Det finns några grundregler.

Det personliga mötet är alltid oslagbart.

Mail är det inte. Kan du inte möta dina medarbetare öga mot öga på tu man hand, får du ta till det större mötet.

Glöm inte agendan.

Man kan inte förvänta sig kommunikation om inte de som närvarar vid mötet vet vad det ska handla om. Då blir det lätt just ett informationsmöte.

Kan man känna eller ana företagets vision i alla event, tar man steg mot att faktiskt nå visionen. Lev visionen även när ni bara tänkt ha roligt.
– Emma Egnell, Inspiration Sverige

Kommunikativt medarbetarskap.

Som medarbetare på ett företag har man förstås också ett ansvar för att kommunikationen fungerar.

Fråga!

Hur tar du till dig informationen du får? Fråga om du inte förstår. Be om exempel om du inte håller med.

Ställ krav.

Berätta om dina förväntningar istället för att gnälla i det tysta och gå inte på möten du inte fått veta anledningen till.

RETENTION.

När Brand Ambassadors och internkommunikationen blir allt viktigare, förekommer också ordet ”retention” oftare och oftare i debatten. I sammanhanget betyder retention förmågan att locka till sig och inte minst viktigt, behålla den för företaget bästa personalen. Ett viktigt led i den ambitionen är att skapa en vi-känsla, en stark identifikation med företaget och dess värderingar. Upplevelser tillsammans med varumärket och kollegorna är en bra början.

BRAND AMBASSADORS.

Vem gillar företaget bäst? Måste det nödvändigtvis vara chefen? Ibland är det tvärtom bättre om någon som inte har lika tydlig vinning i det hela, talar sig varm för omorganisation, en förändring eller en ny produkt. Dessa, sk Brand Ambassadors, kan vara kunder, bloggare eller ha gått med i Fan Clubs i sociala medier. Men de kan också vara helt vanliga medarbetare på företaget.

Lyft fram medarbetarna.

En anställd som gillar sitt jobb och som lever företagets vision, kan vara en minst lika effektiv kommunikatör som VD eller HR-chefen. Uppmuntra till en stående krönika i veckobrevet eller bjud in som talare på ett event.

Lyft fram kunderna.

Bjud in någon utifrån, som du vet gillar era produkter och det ni står för. Det är uppmuntrande för alla att se att er vision lever utanför företagets väggar.

Hitta, vårda och identifiera dig med dina Brand Ambassadors.

De är värda sin vikt i guld och deras historier kan spridas långt.

FÖRÄNDRINGSPROCESSER.

De flesta företag är under konstant förändring. Ändå är just presentation av förändringar förknippat med oro över hur förändringen ska tas emot. Inställningen är i de allra flesta fall att det kommer att bli problem. Folk kommer att protestera, sätta sig på tvären, bli ledsna. Luften kommer att gå ur hela företaget. Eller?

Tag reda på förväntningarna.

Är det verkligen säkert att förändringen du presenterar kommer att mottas med bistra miner? Och motsatt – uppfattas den i ditt tycke glada nyheten som positiv av de anställda? När du vet vad folk faktiskt tycker, vet du också hur du ska presentera nyheten.

Bestäm hur du ska leverera nyheten.

Fundera över vem som ska presentera förändringen? Är det du? Någon i personalstyrkan? Högsta chefen? En extern kraft? Och vilken form ska det ske under? En dialog mellan flera personer på scen? Eller kanske under en workshop där alla inblandade deltar?

Point of no return.

Ingen ledningsgrupp tar beslut om en stor förändring över en natt. Det är en process som växer, stöts och blöts och resoneras fram under lång tid, tills den till slut känns självklar för alla inblandade. Man har helt enkelt kommit till Point of no return. För alla andra däremot, är förändringen en nyhet. Uppgiften är därför inte bara att presentera förändringen för organisationen. Det handlar om att ta med alla berörda på en resa. Samma resa som ni som beslutat om förändringen gjort. Hur tänkte ni? Tvekade ni någonsin? Hur såg er process ut?

Logiska nivåer.

Tag reda på var dina åhörare befinner sig i förändringsprocessen. Man brukar tala om tre logiska nivåer: ”Jag varken förstår eller accepterar förändringen”. ”Jag förstår, men accepterar den inte”. och ”Jag accepterar förändringen, men jag förstår den inte”. Anpassa din kommunikation efter rätt logisk nivå.

Inspiration och eventhandboken

Därför bjuder vi på denna information.

Vi hoppas att du kommer att ha glädje och nytta av informationen som vi delar med oss här. Kanske undrar du varför vi publicerat allt detta på nätet?

Varför behövs en eventhandbok?

Två skäl. Dels vill vi dela med oss av vår kunskap. Men framförallt vill vi, tillsammans med våra kollegor i branschen, ta tillbaka disciplinen event från andra typer av byråer och festkommittéer. Vi tycker att ett så viktigt möte, som ett event ofta är, skall planeras och produceras av en expert helt enkelt.

Vilka är Inspiration?

Inspiration Kommunikation & Event är en nordisk eventbyrå som grundades 1999. Sedan starten har det hänt mycket både hos oss och inom vår bransch där vi nu är en av de ledande nordiska byråerna.

Vår absoluta styrka är vår breda kompetens inom eventets två nyckelområden: innehåll och logistik. Det är när vi får ansvaret för båda delar som vi känner att vi kommer till vår absoluta rätt. Det är i ansvaret för helheten som vi väver ihop innehåll och budskap med logistik på ett sätt som gör att alla intryck förstärks och upplevelsen blir mer levande vilket vi tror är det bästa sättet att få ut det mesta av ett varumärke på. Vi vet att möteskommunikation ställer höga krav, det krävs kunskap för att fylla ett event med mening. Möteskommunikation handlar om att göra budskap gemensamma, samtidigt som allt det praktiska flyter på obemärkt – den kombinationen är vi väldigt bra på!

Besök vår hemsida för mer information: www.inspiration-event.com

Har du frågor om Inspiration, event eller eventhandboken?

Ring eller maila Jonas Bodin, VD Inspiration Sverige, på +46 8 788 05 05 eller jonas@inspiration.se.

Inspiration team Sweden
Inspiration Sverige

Inspiration i Norge
Inspiration Norge

Eventhandboken i handen?

Kontakta oss för att få ditt eget exemplar av Eventhandboken i tryckt format.
info@inspiration.se eller ring 08-788 05 00.

Eventhandboken

 

Event

Hur svårt kan det va?Copyright Thempthander

Erkänn att du någon gång har tänkt att event, det är väl nån happening vid det lokala snabbköpet. Eller en kräftskiva för personalen. Eller ballonger till alla barn. Hur svårt kan det va?

Och har du det, är du långt ifrån ensam. Rättare sagt, det fanns en tid när du var långt ifrån ensam. Idag vet allt fler att event handlar om upplevelser, mening, innehåll och möten. Om en ständigt växande marknadsföringskanal med unika möjligheter att flytta uppfattningar och bygga lojalitet. Och det är klart att för en del av oss kanske det är samma sak som en orkester i entrén eller ballonger åt alla. Men för de flesta av oss handlar det om mycket mer än så.

Prova, känna, uppleva, smaka.

Så hur gör man då? Hur lyckas man fånga sin målgrupp, intern eller extern, både bokstavligt och mentalt. Och hur lyckas man få dem att gå från hörande till lyssnande?
Snabbt svar: Hitta målgruppens passion och sätt deras upplevelse i första rummet. Det är skillnad på att få provköra en BMW Z4 Roadster och på att se reklamfilmen om den.
Skillnad på att delta och att passivt stå bredvid.

Prova känna uppleva smaka

Lite längre svar: Kolla in den här sajten. Här bjuder vi på grunderna, genvägarna och några av fallgroparna i konsten att använda sig av en av dagens starkast växande marknadsföringskanaler. Se sajten som en snabbguide till möteskommunikation och upplevelsemarknadsföring – det vi i dagligt tal kallar event.

Möteskommunikation.

Event och sponsring upptar en allt större del av den kaka som varje år bakas av marknadsföringsinvesteringar i Sverige. Den rapport som Institutet för reklam- och mediestatistik, IRM, presenterar varje år visar att sponsring och event tillsammans stod för 13,2% av mediekakan 2009. Det gör disciplinen till den största tårtbiten, dagspress inräknat. Dessutom är det den enda växande. Värd att ta på allvar, alltså.

Egentligen är det inte så konstigt. Det event handlar om – att se, ta, känna och uppleva – är ett unikt verktyg för att bygga relationer med en allt mer svårfångad och ombytlig målgrupp. Men möteskommunikation ställer höga krav. Det krävs kunskap för att fylla ett event med mening. Mötesstrategier, för att förflytta positioner, förklara en förändring eller bygga lojalitet. Möteskommunikation handlar om att göra budskap gemensamma. Att dela med sig av information från de som vet till de som behöver veta. Mötet är det ultimata tillfället att skapa balans. Och först när ett företag är i balans, kan det koncentrera sig på sin affär.