Kategori: Möteskommunikation

Death by Powerpoint

Hjälpmedlet som lätt kan bli ett stjälpmedel.

 

Askungen som PPT – hur du dödar en bra historia.

Du behöver inte använda Powerpoint bara för att du behärskar programmet. Börja med att ta reda på vad du vill ha sagt med din presentation istället. Fundera sedan på hur du bäst gör detta. Det är inte säkert att svaret blir: med en proffsigt uppställd Powerpoint!

Askungen som Powerpoint

Om du ändå envisas:
− Gör din presentation på papper innan du öppnar PPT-programmet.
− Håll nere antalet bilder.
− Visa inte fler än fem punkter på samma bild.
− Välj ett läsvänligt typsnitt och lämplig textgrad.
− Kolla stavningen en extra gång.
− Skriv i punktform. Orden ska vara förtydligande för dig och din publik. Inte ditt manus.
− Agera publik till din egen PPT och se på vilket avstånd texten syns.
− Öva, öva, öva.

Berättelsen

Vad? Vem? Hur?Om konsten att förmedla och inspirera.

Eventets grundfrågor är i princip tre stycken: Vad ska kommuniceras, vem levererar budskapet och hur ska det gå till? Hur du svarar på de frågorna, styr sedan utformningen av internfesten, kundmötet, det globala eventet eller vad du nu planerar. Budskapet du kommer fram till ska förstås synas och kännas i allt som händer under dagen. Inte minst i det som händer på scen. Så hur gör man? Ja en sak är säker: få, om ens någon, kan lita till stundens ingivelse och sin inspiration. Om det bara är det du säger som är viktigt – maila. Om det är viktigt hur du säger det – tänk till.

Förbered dig.

Se det så här: talet är inte 30 minuter utan kanske två månader långt. Använd månaden innan eventet åt att lägga grunden och bygga upp förväntningar. Använd månaden efter talet åt att fånga upp frågeställningar, bevisföring och förtydliganden.

Involvera. Inkludera. Interaktivera.

Ingenting blir riktigt intressant om du inte är berörd, så se till att få med dig publiken i ditt tal. Vänd dig till en speciell grupp, avdelning eller person vid något tillfälle. Använd också dina förkunskaper om målgruppen.

Välj och välj bort.

Vad vill du verkligen ha sagt? Ett huvudbudskap kan inte innehålla tio lika viktiga punkter. Välj ut de viktigaste, högst tre saker, och koncentrera dig på att få ut dem på mest övertygande vis.

Mörka inte.

Dåliga nyheter blir inte bättre för att man håller inne med dem. Däremot kan det du verkligen vill ha sagt gå lyssnarna helt förbi om de bara sitter och väntar på det de vet kommer förr eller senare. ”När säger han det?”. ”Hon kommer aldrig att våga säga det”. ”Nu ska vi se hur lång tid det tar innan han släpper bomben”.

Testa dina tankar.

Provtala inför någon som vågar vara ärlig. Ja-sägare göre sig icke besvär i det här läget.

Håll dig till ditt budskap.

Det är lätt att sväva ut i parenteser, speciellt om man är nervös och rädd att komma av sig. Men lite tystnad är inte hela världen. Håll dig till ämnet och ta en konstpaus om du behöver samla tankarna.

Våga be om hjälp.

Det finns många duktiga coacher i retorik som du kan bolla med eller anlita för ett längre uppdrag. Ingen håller ett bra tal oförberedd och att tala inför publik ”rakt ur hjärtat” är starkt överskattat.

Jobba ihop.

Tre talare kan ge tre olika tal och en ganska splittrad bild av mötet. Pröva att sätta ett gemensamt relevant ledord att förhålla sig till. Låt sedan VD, HR-chefen eller vilka som ska tala, hålla sina tal var för sig men med den gemensamma nämnaren.

Gemensamt mål.

Om flera talare uppträder kan det vara en god idé att låta talarna ta del av innehållet i varandras presentationer innan eventet. På så sätt undviker du motsägelsefulla budskap, ovidkommande innehåll, repriser och upprepningar.

Tag reda på förväntningarna.

Vet du inte vad publiken förväntar sig är risken stor att du överlevererar, att du helt enkelt tar i för mycket i ren osäkerhet. Vet du vad åhörarna förväntar sig kan du däremot leverera 100% och bli hyllad. Eller leverera 80% och förklara varför. Lyckat det också.

Ställ krav.

Det är skillnad på gästföreläsningar och egna föreläsningar. Kräv att gästföreläsaren sätter sig in i ert företags verksamhet så att budskapen harmonierar.

Sprid ut gracerna.

Bättre att lätta upp programmet med flera små doser av den externa underhållningen, än att satsa på ett enda långt underhållningsblock och riskera att folk får känslan av att ”Det var det, nu kan vi gå hem”. Det här gäller både föreläsningar och kvällsaktiviteter.

Moderator och Sidekick.

Moderatorn är den neutrala programledaren med uppgift att driva handlingen. Sidekicken ger samtalen på scen en vinkel och kan också vara publikens representant på scen. Vid större event kan det vara en god idé att köpa in både en moderator och en sidekick. Vid mindre räcker det ofta med bara en moderator.

Pigga upp med måtta.

Att bjuda in en Riktigt Rolig Jäkel för att lätta upp företagets seriösa talare, är inte alltid rätt. Det som skulle bli en uppiggande paus gör kanske snarare att de interna talarna framstår som både stela och tråkiga. Involvera den externa talaren istället och välj underhållning så att allt harmonierar med företagets budskap och bygger upp det ni vill ha sagt.

Party, Las Vegas-shower och hummer?Underhållning ni redan har.

Inventera personallistan. Kan kanske rent av företagsledningen tänka sig att bjuda på någon dold tallang under kvällen? Garanterat uppskattat.

Kändisar på scen! Eller inte?

Med känd underhållning på scen får du garanterat nöjda åhörare som under femton minuter både lyckas ta och mms:a några härliga action-bilder hem till sina barn. Å andra sidan kan du för samma, eller en mindre, summa pengar få den ambitiösa, lite mindre kända gruppen att skräddarsy en repertoar för just ditt företag. Vad känns rätt för tillfället? Vid större event kan det vara en god idé att köpa in både en moderator och en sidekick. Vid mindre räcker det ofta med bara en moderator.

 

Kreativitet

Några tips på hur du tänker utanför ramarna.copyright Themptander

Alla vill ha en annorlunda upplevelse, hitta ”ett smultronställe för 300 personer”. Men annorlunda är inget exakt ord. Annorlunda är allt som inte är förväntat, allt som är utanför det du vet och känner till. Att tänka kreativt är att bryta med det man brukar tänka och göra. Kanske gör man precis tvärt emot vad man vanligtvis gör. Eller så låter man sig inspireras av andra branscher än sin egen. Hur skulle mötet se ut om ni var i bilbranschen? Livsmedelsbranschen? Barnomsorgen!?

Tre nivåer av mod.

Platsen för mötet – kan du tänka dig att gå utanför ramarna där? Formen för mötet – kan man tänka nytt vad sittning och budskapsleverans beträffar? Presentationen – vem brukar leverera budskapet? Tänk nytt!

Utgå från dina åhörares verklighet.

Det är deras referenser som avgör vad som är annorlunda och inte. De sitter på facit, inte du.

Välj eller välj bort.

Att tänka ut kreativa lösningar är inte nödvändigtvis samma sak som att man faktiskt väljer den mest galna lösningen. Men faktum är att redan när du börjar tänka utanför ramarna händer det någonting positivt. Det är helt enkelt utvecklande att tänka annorlunda.

Åtta tips till dig som vågar:
1. Lägg upp en långsiktig plan – gör en mötesinventering.
2. Tag reda på vad dina möten idag egentligen kostar.
3. Bryt mot din branschs mötes-traditioner. Skapa nya.
4. Investera i din personal – bygg varumärket internt så syns det utåt.
5. Interagera. Tag reda på medarbetarnas förväntningar. Var öppen och tydlig även med dåliga nyheter.
6. Fråga dina kunder. Är det något särskilt de önskar att ni gör för dem? Det är inte ett svaghetstecken att fråga. Det är att vara lyhörd.
7. Fyll ditt event med mer än bara fest. Även ett event menat som belöning tål ett budskap.
8. Träffa en eventbyrå. Även om du inte alls planerar ett event. Vi vågar träffa dig utan att fråga om du planerar ett!

Konsten att tänka långsiktigt

Tema eller koncept?Copyright Thempthander

Att ge sitt event ett tema är en god idé för att skapa helhet och ge alla, från menyplanerare till talare och gäster, någonting att hålla sig till. Men vad är egentligen skillnaden mellan tema och koncept?

Ett tema är eventets utanpåverk: vitt, NY, cowboy eller kanske 70-tal. Ibland är det påhittat utan att man tagit hänsyn till företagets värderingar, då kan det bli lite av en ”lösnäsa”. Konceptet är byggt på företagets strategier: vision, mission och värderingar. Konceptet ska hålla över tid och fungera i all slags kommunikation. Självklart ska det kännas att det är ni och inte er värsta konkurrent som anordnar eventet och tror du inte på koncept, kan du hoppa över nästa stycke.

CORPORATE COMMUNICATION.

Kommunikation kommer av latinets ”communicatio” som betyder ”ömsesidigt utbyte” eller ”överföring av information”. Corporate Communication är alltså när företag försöker göra budskap, tankar och värderingar gemensamma, exempelvis för alla anställda. För ett företag är kommunikation nödvändigt. Men när ska man kommunicera vad? Sätter man sig ner och tittar på hur året ser ut, ser man ofta att det finns återkommande tillfällen med särskilda kommunikationsbehov. Det kan vara kvartalsrapporter som kräver presentation, uppstartsmöten efter sommaren, rapporter från kontor utomlands, jul… Ett bra sätt att lyckas med sin kommunikation är att mötas. Men det finns fler sätt än så.

Gör en kommunikationsplan.

Dela upp den i en strategisk och en operativ del.

Följ din kommunikationsplan.

Fundera över hur du ska kommunicera vid respektive tillfälle. Vad ska sägas live? Vad kan kommuniceras via veckobrev? Intranet? Webbkonferens? Och vad bör tas på ett världsomspännande event?

Gör en strategisk mötesinventering.

Lägg upp en plan för när kommunikationen bör ske.

Konsekvens ger trygghet.

Sammankallar man till ett icke planerat möte, kan man däremot utgå ifrån att det blir oro i ledet.

KOMMUNIKATIVT LEDARSKAP.

Förr var chefens huvuduppgift att informera. Idag vet de flesta chefer att de har ett kommunikativt ansvar. För att bli en bra kommunikatör, inte minst internt, måste man sålla bland den information man själv sitter inne med. Vad är viktigast att få ut? Till vem? Och i vilken kanal? Det finns några grundregler.

Det personliga mötet är alltid oslagbart.

Mail är det inte. Kan du inte möta dina medarbetare öga mot öga på tu man hand, får du ta till det större mötet.

Glöm inte agendan.

Man kan inte förvänta sig kommunikation om inte de som närvarar vid mötet vet vad det ska handla om. Då blir det lätt just ett informationsmöte.

Kan man känna eller ana företagets vision i alla event, tar man steg mot att faktiskt nå visionen. Lev visionen även när ni bara tänkt ha roligt.
– Emma Egnell, Inspiration Sverige

Kommunikativt medarbetarskap.

Som medarbetare på ett företag har man förstås också ett ansvar för att kommunikationen fungerar.

Fråga!

Hur tar du till dig informationen du får? Fråga om du inte förstår. Be om exempel om du inte håller med.

Ställ krav.

Berätta om dina förväntningar istället för att gnälla i det tysta och gå inte på möten du inte fått veta anledningen till.

RETENTION.

När Brand Ambassadors och internkommunikationen blir allt viktigare, förekommer också ordet ”retention” oftare och oftare i debatten. I sammanhanget betyder retention förmågan att locka till sig och inte minst viktigt, behålla den för företaget bästa personalen. Ett viktigt led i den ambitionen är att skapa en vi-känsla, en stark identifikation med företaget och dess värderingar. Upplevelser tillsammans med varumärket och kollegorna är en bra början.

BRAND AMBASSADORS.

Vem gillar företaget bäst? Måste det nödvändigtvis vara chefen? Ibland är det tvärtom bättre om någon som inte har lika tydlig vinning i det hela, talar sig varm för omorganisation, en förändring eller en ny produkt. Dessa, sk Brand Ambassadors, kan vara kunder, bloggare eller ha gått med i Fan Clubs i sociala medier. Men de kan också vara helt vanliga medarbetare på företaget.

Lyft fram medarbetarna.

En anställd som gillar sitt jobb och som lever företagets vision, kan vara en minst lika effektiv kommunikatör som VD eller HR-chefen. Uppmuntra till en stående krönika i veckobrevet eller bjud in som talare på ett event.

Lyft fram kunderna.

Bjud in någon utifrån, som du vet gillar era produkter och det ni står för. Det är uppmuntrande för alla att se att er vision lever utanför företagets väggar.

Hitta, vårda och identifiera dig med dina Brand Ambassadors.

De är värda sin vikt i guld och deras historier kan spridas långt.

FÖRÄNDRINGSPROCESSER.

De flesta företag är under konstant förändring. Ändå är just presentation av förändringar förknippat med oro över hur förändringen ska tas emot. Inställningen är i de allra flesta fall att det kommer att bli problem. Folk kommer att protestera, sätta sig på tvären, bli ledsna. Luften kommer att gå ur hela företaget. Eller?

Tag reda på förväntningarna.

Är det verkligen säkert att förändringen du presenterar kommer att mottas med bistra miner? Och motsatt – uppfattas den i ditt tycke glada nyheten som positiv av de anställda? När du vet vad folk faktiskt tycker, vet du också hur du ska presentera nyheten.

Bestäm hur du ska leverera nyheten.

Fundera över vem som ska presentera förändringen? Är det du? Någon i personalstyrkan? Högsta chefen? En extern kraft? Och vilken form ska det ske under? En dialog mellan flera personer på scen? Eller kanske under en workshop där alla inblandade deltar?

Point of no return.

Ingen ledningsgrupp tar beslut om en stor förändring över en natt. Det är en process som växer, stöts och blöts och resoneras fram under lång tid, tills den till slut känns självklar för alla inblandade. Man har helt enkelt kommit till Point of no return. För alla andra däremot, är förändringen en nyhet. Uppgiften är därför inte bara att presentera förändringen för organisationen. Det handlar om att ta med alla berörda på en resa. Samma resa som ni som beslutat om förändringen gjort. Hur tänkte ni? Tvekade ni någonsin? Hur såg er process ut?

Logiska nivåer.

Tag reda på var dina åhörare befinner sig i förändringsprocessen. Man brukar tala om tre logiska nivåer: ”Jag varken förstår eller accepterar förändringen”. ”Jag förstår, men accepterar den inte”. och ”Jag accepterar förändringen, men jag förstår den inte”. Anpassa din kommunikation efter rätt logisk nivå.

Timing

Det är här du måste börja.

Bygger du din verksamhet på tur och kompromisser behövs ingen framförhållning. I alla andra fall är timing och längre planeringstid avgörande för ett events resultat. För det finns inga genvägar. Ska man nå det perfekta resultatet måste saker helt enkelt få ta sin tid.

Var ute i god tid.

Snacka om att slå in öppna dörrar, tänker du kanske. Men det här är nog ett av den här bokens mer essentiella tips. Det finns många skäl att avisera planerna på ett event ett halvår innan man tänker sig att det ska äga rum:

Dels hinner du bli helt klar över vad du vill kommunicera på eventet. Du hinner hitta kärnan, förkasta, ändra dig, testa och jobba in budskapet i organisationen så att det faller naturligt på plats när eventet så småningom går av stapeln.

När budskapsdelen är klar, har du gott om tid att hitta en inramning som passar det du vill förmedla. Valmöjligheterna vad lokaler, hotell, transport och innehåll beträffar är fler och bättre. Och du är avgjort en bättre prisförhandlare utan kniv på strupen än med.

Att börja sondera i tid är heller inte samma sak som att fatta beslut. Var tydlig med när du kan fatta beslut, så att alla inblandade vet vad som gäller.

Bygger du din verksamhet på tur och kompromisser kan du strunta i framförhållningen.
– Susanne Lehtinen, Inspiration Sverige

Mötesinventera!

Är det självklart för dig att det ska anordnas ett företagsevent kring jul eller en kick-off efter sommaren? Sanningen är att det är det för 80% av dina konkurrenter också. Men varför? Är det en noga uttänkt strategi, väl synkad med verksamhetens viktiga perioder? Eller är det bara tradition?

En mötesinventering kan resultera i att ditt företags event bör ske på helt andra tider under året, tider när både utbud och priser är betydligt bättre. När har ditt företag bokslut? När sätts framtida planer som ska presenteras? När görs de viktigaste affärerna? Och när går studenterna ut från universitet och högskolor? Är det absolut nödvändigt att ta företagets personal på en rundtur i Stockholm veckan när gatorna stockas igen av studentflak? Kan bokmässan i Frankfurt påverka företagets chanser att få bra hotell? Bygg dina events kring tidpunkter som är relevanta för dig och undvik de mest bokade perioderna.