Taggad: Event

Death by Powerpoint

Hjälpmedlet som lätt kan bli ett stjälpmedel.

 

Askungen som PPT – hur du dödar en bra historia.

Du behöver inte använda Powerpoint bara för att du behärskar programmet. Börja med att ta reda på vad du vill ha sagt med din presentation istället. Fundera sedan på hur du bäst gör detta. Det är inte säkert att svaret blir: med en proffsigt uppställd Powerpoint!

Askungen som Powerpoint

Om du ändå envisas:
− Gör din presentation på papper innan du öppnar PPT-programmet.
− Håll nere antalet bilder.
− Visa inte fler än fem punkter på samma bild.
− Välj ett läsvänligt typsnitt och lämplig textgrad.
− Kolla stavningen en extra gång.
− Skriv i punktform. Orden ska vara förtydligande för dig och din publik. Inte ditt manus.
− Agera publik till din egen PPT och se på vilket avstånd texten syns.
− Öva, öva, öva.

Berättelsen

Vad? Vem? Hur?Om konsten att förmedla och inspirera.

Eventets grundfrågor är i princip tre stycken: Vad ska kommuniceras, vem levererar budskapet och hur ska det gå till? Hur du svarar på de frågorna, styr sedan utformningen av internfesten, kundmötet, det globala eventet eller vad du nu planerar. Budskapet du kommer fram till ska förstås synas och kännas i allt som händer under dagen. Inte minst i det som händer på scen. Så hur gör man? Ja en sak är säker: få, om ens någon, kan lita till stundens ingivelse och sin inspiration. Om det bara är det du säger som är viktigt – maila. Om det är viktigt hur du säger det – tänk till.

Förbered dig.

Se det så här: talet är inte 30 minuter utan kanske två månader långt. Använd månaden innan eventet åt att lägga grunden och bygga upp förväntningar. Använd månaden efter talet åt att fånga upp frågeställningar, bevisföring och förtydliganden.

Involvera. Inkludera. Interaktivera.

Ingenting blir riktigt intressant om du inte är berörd, så se till att få med dig publiken i ditt tal. Vänd dig till en speciell grupp, avdelning eller person vid något tillfälle. Använd också dina förkunskaper om målgruppen.

Välj och välj bort.

Vad vill du verkligen ha sagt? Ett huvudbudskap kan inte innehålla tio lika viktiga punkter. Välj ut de viktigaste, högst tre saker, och koncentrera dig på att få ut dem på mest övertygande vis.

Mörka inte.

Dåliga nyheter blir inte bättre för att man håller inne med dem. Däremot kan det du verkligen vill ha sagt gå lyssnarna helt förbi om de bara sitter och väntar på det de vet kommer förr eller senare. ”När säger han det?”. ”Hon kommer aldrig att våga säga det”. ”Nu ska vi se hur lång tid det tar innan han släpper bomben”.

Testa dina tankar.

Provtala inför någon som vågar vara ärlig. Ja-sägare göre sig icke besvär i det här läget.

Håll dig till ditt budskap.

Det är lätt att sväva ut i parenteser, speciellt om man är nervös och rädd att komma av sig. Men lite tystnad är inte hela världen. Håll dig till ämnet och ta en konstpaus om du behöver samla tankarna.

Våga be om hjälp.

Det finns många duktiga coacher i retorik som du kan bolla med eller anlita för ett längre uppdrag. Ingen håller ett bra tal oförberedd och att tala inför publik ”rakt ur hjärtat” är starkt överskattat.

Jobba ihop.

Tre talare kan ge tre olika tal och en ganska splittrad bild av mötet. Pröva att sätta ett gemensamt relevant ledord att förhålla sig till. Låt sedan VD, HR-chefen eller vilka som ska tala, hålla sina tal var för sig men med den gemensamma nämnaren.

Gemensamt mål.

Om flera talare uppträder kan det vara en god idé att låta talarna ta del av innehållet i varandras presentationer innan eventet. På så sätt undviker du motsägelsefulla budskap, ovidkommande innehåll, repriser och upprepningar.

Tag reda på förväntningarna.

Vet du inte vad publiken förväntar sig är risken stor att du överlevererar, att du helt enkelt tar i för mycket i ren osäkerhet. Vet du vad åhörarna förväntar sig kan du däremot leverera 100% och bli hyllad. Eller leverera 80% och förklara varför. Lyckat det också.

Ställ krav.

Det är skillnad på gästföreläsningar och egna föreläsningar. Kräv att gästföreläsaren sätter sig in i ert företags verksamhet så att budskapen harmonierar.

Sprid ut gracerna.

Bättre att lätta upp programmet med flera små doser av den externa underhållningen, än att satsa på ett enda långt underhållningsblock och riskera att folk får känslan av att ”Det var det, nu kan vi gå hem”. Det här gäller både föreläsningar och kvällsaktiviteter.

Moderator och Sidekick.

Moderatorn är den neutrala programledaren med uppgift att driva handlingen. Sidekicken ger samtalen på scen en vinkel och kan också vara publikens representant på scen. Vid större event kan det vara en god idé att köpa in både en moderator och en sidekick. Vid mindre räcker det ofta med bara en moderator.

Pigga upp med måtta.

Att bjuda in en Riktigt Rolig Jäkel för att lätta upp företagets seriösa talare, är inte alltid rätt. Det som skulle bli en uppiggande paus gör kanske snarare att de interna talarna framstår som både stela och tråkiga. Involvera den externa talaren istället och välj underhållning så att allt harmonierar med företagets budskap och bygger upp det ni vill ha sagt.

Party, Las Vegas-shower och hummer?Underhållning ni redan har.

Inventera personallistan. Kan kanske rent av företagsledningen tänka sig att bjuda på någon dold tallang under kvällen? Garanterat uppskattat.

Kändisar på scen! Eller inte?

Med känd underhållning på scen får du garanterat nöjda åhörare som under femton minuter både lyckas ta och mms:a några härliga action-bilder hem till sina barn. Å andra sidan kan du för samma, eller en mindre, summa pengar få den ambitiösa, lite mindre kända gruppen att skräddarsy en repertoar för just ditt företag. Vad känns rätt för tillfället? Vid större event kan det vara en god idé att köpa in både en moderator och en sidekick. Vid mindre räcker det ofta med bara en moderator.

 

Kreativitet

Några tips på hur du tänker utanför ramarna.copyright Themptander

Alla vill ha en annorlunda upplevelse, hitta ”ett smultronställe för 300 personer”. Men annorlunda är inget exakt ord. Annorlunda är allt som inte är förväntat, allt som är utanför det du vet och känner till. Att tänka kreativt är att bryta med det man brukar tänka och göra. Kanske gör man precis tvärt emot vad man vanligtvis gör. Eller så låter man sig inspireras av andra branscher än sin egen. Hur skulle mötet se ut om ni var i bilbranschen? Livsmedelsbranschen? Barnomsorgen!?

Tre nivåer av mod.

Platsen för mötet – kan du tänka dig att gå utanför ramarna där? Formen för mötet – kan man tänka nytt vad sittning och budskapsleverans beträffar? Presentationen – vem brukar leverera budskapet? Tänk nytt!

Utgå från dina åhörares verklighet.

Det är deras referenser som avgör vad som är annorlunda och inte. De sitter på facit, inte du.

Välj eller välj bort.

Att tänka ut kreativa lösningar är inte nödvändigtvis samma sak som att man faktiskt väljer den mest galna lösningen. Men faktum är att redan när du börjar tänka utanför ramarna händer det någonting positivt. Det är helt enkelt utvecklande att tänka annorlunda.

Åtta tips till dig som vågar:
1. Lägg upp en långsiktig plan – gör en mötesinventering.
2. Tag reda på vad dina möten idag egentligen kostar.
3. Bryt mot din branschs mötes-traditioner. Skapa nya.
4. Investera i din personal – bygg varumärket internt så syns det utåt.
5. Interagera. Tag reda på medarbetarnas förväntningar. Var öppen och tydlig även med dåliga nyheter.
6. Fråga dina kunder. Är det något särskilt de önskar att ni gör för dem? Det är inte ett svaghetstecken att fråga. Det är att vara lyhörd.
7. Fyll ditt event med mer än bara fest. Även ett event menat som belöning tål ett budskap.
8. Träffa en eventbyrå. Även om du inte alls planerar ett event. Vi vågar träffa dig utan att fråga om du planerar ett!

Konsten att tänka långsiktigt

Tema eller koncept?Copyright Thempthander

Att ge sitt event ett tema är en god idé för att skapa helhet och ge alla, från menyplanerare till talare och gäster, någonting att hålla sig till. Men vad är egentligen skillnaden mellan tema och koncept?

Ett tema är eventets utanpåverk: vitt, NY, cowboy eller kanske 70-tal. Ibland är det påhittat utan att man tagit hänsyn till företagets värderingar, då kan det bli lite av en ”lösnäsa”. Konceptet är byggt på företagets strategier: vision, mission och värderingar. Konceptet ska hålla över tid och fungera i all slags kommunikation. Självklart ska det kännas att det är ni och inte er värsta konkurrent som anordnar eventet och tror du inte på koncept, kan du hoppa över nästa stycke.

CORPORATE COMMUNICATION.

Kommunikation kommer av latinets ”communicatio” som betyder ”ömsesidigt utbyte” eller ”överföring av information”. Corporate Communication är alltså när företag försöker göra budskap, tankar och värderingar gemensamma, exempelvis för alla anställda. För ett företag är kommunikation nödvändigt. Men när ska man kommunicera vad? Sätter man sig ner och tittar på hur året ser ut, ser man ofta att det finns återkommande tillfällen med särskilda kommunikationsbehov. Det kan vara kvartalsrapporter som kräver presentation, uppstartsmöten efter sommaren, rapporter från kontor utomlands, jul… Ett bra sätt att lyckas med sin kommunikation är att mötas. Men det finns fler sätt än så.

Gör en kommunikationsplan.

Dela upp den i en strategisk och en operativ del.

Följ din kommunikationsplan.

Fundera över hur du ska kommunicera vid respektive tillfälle. Vad ska sägas live? Vad kan kommuniceras via veckobrev? Intranet? Webbkonferens? Och vad bör tas på ett världsomspännande event?

Gör en strategisk mötesinventering.

Lägg upp en plan för när kommunikationen bör ske.

Konsekvens ger trygghet.

Sammankallar man till ett icke planerat möte, kan man däremot utgå ifrån att det blir oro i ledet.

KOMMUNIKATIVT LEDARSKAP.

Förr var chefens huvuduppgift att informera. Idag vet de flesta chefer att de har ett kommunikativt ansvar. För att bli en bra kommunikatör, inte minst internt, måste man sålla bland den information man själv sitter inne med. Vad är viktigast att få ut? Till vem? Och i vilken kanal? Det finns några grundregler.

Det personliga mötet är alltid oslagbart.

Mail är det inte. Kan du inte möta dina medarbetare öga mot öga på tu man hand, får du ta till det större mötet.

Glöm inte agendan.

Man kan inte förvänta sig kommunikation om inte de som närvarar vid mötet vet vad det ska handla om. Då blir det lätt just ett informationsmöte.

Kan man känna eller ana företagets vision i alla event, tar man steg mot att faktiskt nå visionen. Lev visionen även när ni bara tänkt ha roligt.
– Emma Egnell, Inspiration Sverige

Kommunikativt medarbetarskap.

Som medarbetare på ett företag har man förstås också ett ansvar för att kommunikationen fungerar.

Fråga!

Hur tar du till dig informationen du får? Fråga om du inte förstår. Be om exempel om du inte håller med.

Ställ krav.

Berätta om dina förväntningar istället för att gnälla i det tysta och gå inte på möten du inte fått veta anledningen till.

RETENTION.

När Brand Ambassadors och internkommunikationen blir allt viktigare, förekommer också ordet ”retention” oftare och oftare i debatten. I sammanhanget betyder retention förmågan att locka till sig och inte minst viktigt, behålla den för företaget bästa personalen. Ett viktigt led i den ambitionen är att skapa en vi-känsla, en stark identifikation med företaget och dess värderingar. Upplevelser tillsammans med varumärket och kollegorna är en bra början.

BRAND AMBASSADORS.

Vem gillar företaget bäst? Måste det nödvändigtvis vara chefen? Ibland är det tvärtom bättre om någon som inte har lika tydlig vinning i det hela, talar sig varm för omorganisation, en förändring eller en ny produkt. Dessa, sk Brand Ambassadors, kan vara kunder, bloggare eller ha gått med i Fan Clubs i sociala medier. Men de kan också vara helt vanliga medarbetare på företaget.

Lyft fram medarbetarna.

En anställd som gillar sitt jobb och som lever företagets vision, kan vara en minst lika effektiv kommunikatör som VD eller HR-chefen. Uppmuntra till en stående krönika i veckobrevet eller bjud in som talare på ett event.

Lyft fram kunderna.

Bjud in någon utifrån, som du vet gillar era produkter och det ni står för. Det är uppmuntrande för alla att se att er vision lever utanför företagets väggar.

Hitta, vårda och identifiera dig med dina Brand Ambassadors.

De är värda sin vikt i guld och deras historier kan spridas långt.

FÖRÄNDRINGSPROCESSER.

De flesta företag är under konstant förändring. Ändå är just presentation av förändringar förknippat med oro över hur förändringen ska tas emot. Inställningen är i de allra flesta fall att det kommer att bli problem. Folk kommer att protestera, sätta sig på tvären, bli ledsna. Luften kommer att gå ur hela företaget. Eller?

Tag reda på förväntningarna.

Är det verkligen säkert att förändringen du presenterar kommer att mottas med bistra miner? Och motsatt – uppfattas den i ditt tycke glada nyheten som positiv av de anställda? När du vet vad folk faktiskt tycker, vet du också hur du ska presentera nyheten.

Bestäm hur du ska leverera nyheten.

Fundera över vem som ska presentera förändringen? Är det du? Någon i personalstyrkan? Högsta chefen? En extern kraft? Och vilken form ska det ske under? En dialog mellan flera personer på scen? Eller kanske under en workshop där alla inblandade deltar?

Point of no return.

Ingen ledningsgrupp tar beslut om en stor förändring över en natt. Det är en process som växer, stöts och blöts och resoneras fram under lång tid, tills den till slut känns självklar för alla inblandade. Man har helt enkelt kommit till Point of no return. För alla andra däremot, är förändringen en nyhet. Uppgiften är därför inte bara att presentera förändringen för organisationen. Det handlar om att ta med alla berörda på en resa. Samma resa som ni som beslutat om förändringen gjort. Hur tänkte ni? Tvekade ni någonsin? Hur såg er process ut?

Logiska nivåer.

Tag reda på var dina åhörare befinner sig i förändringsprocessen. Man brukar tala om tre logiska nivåer: ”Jag varken förstår eller accepterar förändringen”. ”Jag förstår, men accepterar den inte”. och ”Jag accepterar förändringen, men jag förstår den inte”. Anpassa din kommunikation efter rätt logisk nivå.

Sponsring

Och hur du får maximalt av ditt sponsorskap.

Sponsring kan rikta sig till både B2E och B2C så det får en egen rubrik. Sponsring förhåller sig till event på så sätt att event klarar sig utan sponsring. Sponsring däremot, kräver ett bra event för att fungera. Lyckad sponsring kräver både tid och resurser. Men tror du att effekten kommer som ett brev på posten så fort du valt rätt objekt, får du tänka om.

Gör en nulägesanalys.

Tänk igenom vad ditt varumärke står för och vilken målgrupp det är dags att bearbeta. Hur tänker den målgruppen? Vilka intressen har de? När du vet det, vet du också vilka sponsorobjekt du ska välja.

Välj sponsorengagemang aktivt.Kontakta själv de sponsorobjekt du är intresserad av.

Kontakta de sponsorobjekt du är intresserad av. Nöj dig inte med att ta ställning till inkommande förfrågningar.

Aktivera.

Säkerställ att det finns budget att göra något av ditt sponsorskap. Gå hellre ner en sponsornivå om det inte finns resurser till aktivering.

Copyright Themptander

Berätta om sponsorskapet.

Det räcker inte att sponsra – omvärlden måste få veta. Sponsring är ingen isolerad företeelse. Tänk totalkommunikation och förstärk insatsen genom att knyta an till sponsorskapet även i andra kommunikationsformer, inte minst sociala medier.

Involvera hela företaget.

Sponsring är inte en angelägenhet bara för marknadsavdelningen. Kan personalen utnyttja rättigheten? Kan andra avdelningar dra nytta av fördelarna så att kostnaderna kan spridas på fler budgetar?

Tänk mätbarhet.

Enda sättet att i efterhand säkerställa om sponsorskapet var lyckat eller inte, är att sätta upp mätbara mål.

B2C

Business to Consumer

B2C handlar om företagets relation med en av sina viktigaste målgrupper, nämligen slutkunden. Har du gjort din hemläxa och fått medarbetarna med på resan och kunder som gillar det ni gör, är det dags att visa konsumenterna att ni är att lita på. Dags att bjuda in kunderna på ett möte med varumärket och öga mot öga ge dem en känsla av de produkter du säljer!

Tänk både vertikalt och horisontellt.

Vad vill du ha sagt, till vem och vilken känsla vill du att varumärket ska förmedla? Lägg upp en plan där du tittar på kommunikationskanaler och målgrupper för att skapa ett så effektivt och minnesvärt möte som möjligt.

Håll koll på dina konsumenter.

Eller kanske mer relevant; håll koll på ditt varumärke. Hur mår det? Vad har det för ton? Har du och din målgrupp samma bild av ditt varumärke? En sak vet vi säkert: konsumenterna blir allt mer nyckfulla och allt svårare att fånga. De finns de som säger att produkten håller på att bli en biprodukt och att det i allt större utsträckning är varumärket du säljer. Tänk till kring hur din konsument ser ut, eller vill se ut, och möt henne/honom med samma känsla.
Copyright Themptander

Jobba med alla sinnen.

Omkring 70% av alla beslut tas på känslomässiga grunder. Det gäller även beslut kring köp och hur du uppfattar en vara eller ett varumärke. Kommunikation mot konsument bör därför tillfredställa så många sinnen som möjligt. Sinnesmarknadsföring och möteskommunikation är den perfekta kombinationen.

Börja inifrån.

Trovärdigheten i mötet med din målgrupp kommer inifrån. All personal, inhyrd eller egen, måste ha full koll på vad du säljer och vilken känsla du vill leverera kring ditt varumärke. Skall du ändra attityden hos konsumenten måste alla dina anställda först förstå vart du är på väg och agera därefter. Vill du kommunicera externt – börja med att kommunicera samma sak internt.

Före-under-efter.

Precis som i all annan kommunikation bör du engagera din målgrupp under en längre tid. Se därför inte eventet som ett tillfälligt nedslag, utan lägg upp en långsiktig plan där du möter din målgrupp på ett sätt som ger maximal affärsnytta.

Att tänka på när du gör ditt event:

HUR SER OMGIVNINGEN UT?

I vilken sinnesstämning befinner sig målgruppen när du möter dem? Semesterglädje? Lunchstress? På jakt efter information?

VAR PASSERAR FOLK?

Placera skyltar så de syns, även om det är mycket folk ute och rör på sig.

RÄTT MATERIAL?

Anpassa dig efter miljön. Tänk på att det kan börja regna, blåsa eller bli väldigt varmt om du är ute.

TÄNK PRAKTISKT!

Ta fram brandingmaterial som du kan använda vid flera tillfällen. Och se till att det är lätt att packa upp/ner samt frakta.

B2E

Business to Employee

Kick-off, kvartalsinformation, veckomöte eller kanske firmafest – B2E handlar om vården av det interna varumärket och om vägen till medarbetarnas hjärtan. Det är vid den här typen av event som möteskommunikation och budskapsformulering sätts på sin spets eftersom medarbetare mer än några andra har möjlighet att syna dig. Det är här man bevisar att företaget lever som man lär. Det är här din externa kommunikationsresa börjar. För några år sedan satsades självklart mer på kundevent än på företagens egna medarbetare. Idag har fler och fler förstått att medarbetare som trivs och som känner sig införstådda i och lojala med företagets mål och visioner, är vägen till framgång. Kanske är det rent av den nya generationens kravställning på sin arbetsplats. Ett är i all fall säkert: först när du har dina medarbetare med dig, kan du göra kundevent som verkligen ger resultat.

Avskaffa festkommittén.Avskaffa festkommitén

I det interna varumärkesbygget är faktiskt firmafesten ett av ledningsgruppens viktigaste redskap. Den klassiska ”festkommittén” bör därför förstärkas med representanter från HR och företagsledning.

Tänk helhet.

Risken med kommittéer och kommittébeslut är att alla i god anda får bidra med var sin ingrediens till eventet. Men det är med företagsevent som med matlagning – bara för att man blandar ihop ingredienser som var för sig är goda, blir inte resultatet gott. Tänk helhet, inte delar, när ni planerar. Välj ett tema som håller hela vägen, glöm inte konceptet och fundera på hur kritisk du är mot en kollega som föreslår en underhållningsakt som inte håller måttet, kontra om någon externt skulle göra detsamma.

Före, under, efter.

Planera insatser i förväg för att skapa förväntningar. Och efteråt för att behålla känslan. Enkla knep räcker.

Copyright Themptander

 

Skapa balans.

Genom att ha en välinformerad stab där alla är trygga och vet allt som behöver vetas, kan alla fokusera på affären.

Glöm inte att mäta!

Läs mer under ”Hur mäter man en känsla?”.

Skit i traditionerna!

Är det verkligen 5-kampen eller karaoken som är tradition på företaget? Handlar det inte om att träffas och umgås utanför de vanliga jobbramarna? Tänk nytt.

Bra relationer

Tips till blivande kunder.

Event handlar om att sätta kundernas eller dina anställdas upplevelser i främsta rummet. Mycket kan du göra dagligen och på egen hand, men står du inför en större utmaning kan du behöva experter på området. Så hur ska du välja eventbyrå?

Välj eventbyrå innan det blir riktigt bråttom.

Det finns flera skäl att välja eventbyrå i lugn och ro och utan kniven på strupen. Som i alla samarbeten är en bra relation den grund alla goda resultat vilar på. Det är synd att testa ett samarbete i skarpt läge, när tiden är knapp och allt bara måste fungera. Dessutom riskerar du att prislappen blir högre än nödvändigt när du väljer byrå efter hur de löser ditt event. Eventbyrån som ännu inte fått ditt förtroende kommer inte att ta några risker utan hellre välja ett lite för dyrt hotell/lokal än tvärtom. Och risken är stor att du i en pitchsituation får höra det du vill höra och inte hela sanningen. Prislappen ser ok ut, men eventbyrån ”glömmer” att berätta att mellanlandningen i Köpenhamn förmodligen kommer att kräva att ni bjuder de mellanlandade på något att dricka osv.

Fråga om betalningsmodell.

Hur tar eventbyrån betalt? Per person, per projekt eller per timme? Att betala för en speciell persons medverkan kan kännas bra om det är precis den personens kompetens man är ute efter. Behöver du en bredare kompetens blir det däremot onödigt begränsat. Gör du upp om en kostnad för projektet vet du vilka kostnader du har att vänta – bra om projektet är tydligt och avgränsat. Över lång tid och med projekt som ändrar karaktär, kan betalning per timme vara att föredra. Du vet vad du betalar för och slipper oroa dig för att du betalar för mycket.

Leta efter en strategisk partner.Eventbyrån - en strategisk partner

Så är vi där igen: en bra eventbyrå kan så mycket mer än att blåsa upp ballonger… Låt därför eventbyrån bli din strategiska partner och hjälpa dig med själva mötesstrategin. På så sätt blir eventet mer än en fest. Det blir en del av ett budskap. Tydligt i alla led.

Jämför rätt offerter.

Har företaget du ger en offertförfrågan event som huvud- eller sidoverksamhet? Fråga Sponsor- och eventföreningen om du är osäker på vilka branscher som jobbar på liknande sätt, så att du inte jämför äpplen och päron.

Jobba transparent.

Se eventbyrån som en partner, inte hjälpreda eller leverantör. Lägg fram alla fakta på bordet och håll byrån underrättad om dessa ändras. Var tydlig med vad du tycker, vad du vill åstadkomma och vad du oroar dig för.

Ta referenser.

Att be om referenser är klokt och bra. Men nästa gång du frågar, be om en referens på en kund vars event inte löpte alltigenom smärtfritt. Allt blir inte som man tänkt sig och alla kan göra misstag. Det intressanta är däremot hur man löser misstagen.

När du väl hittat en samarbetspartner:

Utse flera ansvariga.

Anordnandet av ett event kräver ett rejält engagemang från företagets sida och det är omöjligt att samma person ska ansvara för, ta beslut om och svara på frågor rörande allt från ekonomi till busstider. Därför kan det vara bra att dela upp ansvaret hos dig på flera olika personer. Utse en beställare som också är ekonomiskt ansvarig, en innehållsansvarig och en praktiskt ansvarig. Det höjer kvalitén. Föreslå delat ansvar hos eventbyrån också, av samma skäl.

Hjälp!

Några ord om risker och krishantering.

En sak har event gemensamt med allt annat du ägnar dig åt – det blir sällan exakt som du tänkt dig. Förbereder du dig för detta är du trots allt mer beredd än om du inte gör det. Så här kommer några ord om risker, kriser och krisverktyg.

Copyright Themptander

Vad täcker er försäkring?

Att du och dina anställda vill hoppa fallskärm, är inte samma sak som att ni får det. Täcker företagets försäkring det alternativa event ni tänkt er? Får hela koncernen rida islandshäst, åka skidor eller flyga ballong? Hör med försäkringsbolaget hur det ligger till. Kanske är det läge för en kortare tilläggsförsäkring?

Valutasäkra ditt event.

Prata med din bank om hur ni kan garantera att priset blir detsamma när ni väl betalar en vistelse utomlands, som när ni bokar det. Oavsett valutakurser. Eller betala tidigt med bra avbokningsregler.

Se till att gästerna har mat, dryck och värme.

Ingen har så låg toleransnivå och så dåligt tålamod som den som är hungrig, törstig eller fryser.

Research först, löfte sen.

Att gå ut stort med att hela företaget ska till ett visst resmål ett visst datum, innan man kollat transporter, hotell, om företagets regler tillåter de äventyr man planerat etc. är inte helt lyckat.

Tänk svart hatt, Ior, pessimistVåga se sanningen.

Räkna med ombokningskostnader, tillägg i sista stund och fler deltagare än du räknat med, istället för att lura dig själv att allt kommer att gå som på räls projektet igenom.

Känn till förväntningarna.

För en grupp människor som förväntat sig middag blir tre snittar en besvikelse. Och sittande bord känns obekvämt för den som förväntat sig okomplicerat mingel. Gör din läxa och ta reda på vad deltagarna förväntar sig.

Storkrisen.

Omvärldsförändringar av typen ”askmoln”, ”bombhot” och ”jordbävning”, påverkar planerna på två sätt. Antingen genom att de faktiskt inte går att genomföra. Eller genom att det känns som att de inte går att genomföra. I båda fallen gäller det att kommunicera och agera.

Mellankrisen.

Det finns alltid en risk att någonting händer från det att eventet bestäms till dess att det faktiskt ska genomföras. En oväntat svag halvårsrapport eller att företaget hamnar på löpsedlarna i ett mindre smickrande sammanhang, är sådana exempel. Här handlar det om att agera snabbt och eventuellt ändra eventet efter de nya förutsättningarna.

Lillkrisen.

Ett event är direktsändning per definition. Mer live än så blir det inte. När maten inte räcker, föreläsaren inte dyker upp eller regnet vräker ner, gäller det att ha livlinor att ta till för att resultatet ska bli någorlunda lyckat. Sådana livlinor stavas Pålitliga Partners. Leverantörer man jobbat med länge, litar på och vet ställer upp.

Hur mäter man en känsla?

Return on Investment vs Return on Involvement.Copyright Themptander

 

Glada gäster som stannar länge och skriver tack-kort – se där en definition på en lyckad tillställning. Men hur mäter man ett event egentligen? Hur vet man när man lyckats – när kostnaden förvandlats till en investering? Vägen till Return On Investment – utdelning från det man investerat – går via engagemang. Engagemang hos dig och hos dina medarbetare. Det engagemang du ger som ledare, får du direkt tillbaka från dina medarbetare. Det engagemang du ger som producent, får du tillbaka från dina kunder. Men vad ger du till dem som investerar sitt engagemang i ditt företag?

 

 

SUCCÉ?

Grunden för alla mätningar är att du vet vad du vill uppnå. Handlar det om kvantitet eller kvalitet? Ska resultatet mätas i ökad försäljning, ökad närvaro på själva eventet eller kanske i mindre personaltapp eller minskat antal negativa kundkommentarer på företagets hemsida? Målet ska gynna affären, men behöver inte nödvändigtvis mätas i kronor och ören i steg ett. Vet du varför ni anordnade eventet, har du också svaret på vad ni ska mäta.

Mät vid tre tillfällen.

Börja med att ta reda på förväntningarna på eventet. Där har du det du utgår ifrån. Mät sedan känslan på plats med lämpliga interaktiva verktyg som mentometrar, dialogdatorer eller vad som passar din situation. Tag slutligen temperaturen på upplevelsen efteråt – digitalt, genom intervjuer eller kanske genom ett frågeformulär/tävling.

Våga fråga.

Och nöj dig inte med att fråga dina tre bordsgrannar om hur de upplevde eventet.

Undvik den 5-gradiga skalan.

I landet Lagom kommer nio av tio att välja alternativ tre vilket i princip bara ger dig informationen att eventet genomfördes och personen i fråga var där.

Relevans.

Lägg vikt vid rätt utvärderingsfrågor. Vad fick bäst betyg, konferensen eller lunchen? Vad är viktigast för dig?

VAD KOSTAR ETT EVENT?

Även om den gamla slitna frågeställnigen ”hur långt är ett snöre” känns relevant i sammanhanget, så är det klart att du kommer att ställa dig frågan: Vad kostar ett event? Svaret är förstås svårt att ge så länge man inte känner behovet och målsättningen. Men en sak vet vi. Tänker du ”kostnad” när du tänker event, kan du nästan lika gärna ställa in det hela. Lägg pengarna på högre lön åt de anställda, mer frukt på kontoret eller en ny skrivare istället. Först när du ser på ditt event som en investering är det intressant att gå vidare. En investering i interna eller externa relationer för att åstadkomma bättre affärer.

Tänker du ”kostnad” när du tänker event, kan du nästan lika gärna ställa in det hela…
– Trine Rygh Johansen, Inspiration Norge

Vad kostar eventbyrån?

En stor del av ett events kostnad är faktorer du inte kan påverka i speciellt hög grad: transporter, boende mm. Tar du hjälp av en byrå, se till att få veta vad byråns insatser kostar, inte vad du ska betala för byråns underleverantörer.

Projekt har en tendens att växa.

Räkna med att förändringar som nya gemensamma idéer, ändrade förutsättningar eller valutaförändringar gör att projektet och kostnaderna växer med 10-20% under resans gång. Finns inte det utrymmet – var tydlig med det från början.

Mängdrabatt?

Alla produkter i ett event gynnas inte självklart av mängdinköp. När du bokar flyg och hotell märker du att sambandet snarare är det motsatta.

Vilken nytta gör eventet?

Kan du i samband med att budskapet framställs utbilda, medarbetarundersöka eller NKI-undersöka? Kanske det finns andra delar av företagets budget att tillgå?

Tema/Koncept. Kostnad/Investering.

Skillnaden mellan ett event med bara ett tema och ett event som även tar avstamp i företagets koncept, är stor även ur kostnadsperspektiv. Rätt förankrad i företagets vision och konceptet blir eventet en del i den gemensamma resan framåt. En investering helt enkelt. Festen med blott och bart ett tema blir blott och bart en fest. En kostnad.

Efterlys kreativitet, helhetstänk och transparens vid upphandlingen.

Be inte om bästa pris på en idé du själv tänkt ut. Be om en idé och kostnaden för den. Hur föreslår eventbyrån att ditt företags vision ska komma fram under eventet tex? Gillar du idén – gå ut tillsammans och handla upp lokaler, talare och underhållning. Transparens är grunden för en bra relation.

Utan mål är det svårt att veta när man når dem.Var tydlig.

Berätta om syftet med eventet. Lansering av nya produkter? Presentation av ny chef? Företagsfussion? Var så öppen du bara kan, ju mer eventbyrån känner till, ju bättre idéer kommer du att få.